19. august 2015
Sertifiseringen er en forlengelse av et VDC-kurs de to deltok på rundt påsketider 2015. Kurset ble holdt i regi av Stanford University i California. Dahl og Egeland har i den siste tiden jobbet med å se på hvordan VDC og Multiconsults egen gjennomføringsmodell kan kombineres.
– Multiconsult gjør veldig mye bra på gjennomføring, men vi er ikke så veldig gode på å se om vi faktisk forbedrer oss. Strategien vår forutsetter at vi effektiviserer arbeidsprosessene våre og det er dette VDC kan hjelpe oss med. VCD verktøy blant annet brukes til å måle om arbeidet gjennomføres i henhold til prosjektets fremdriftsplan og budsjett. Dette går hånd i hånd med Multiconsults gjennomføringsmodell som blant annet baserer seg på «utsjekk» av aktiviteter ved overgang til en ny prosjektfase, sier Aina Sunde Dahl
Tilpasset gjennomføringsmodellen
Noen av verktøyene har Dahl og Egeland allerede tilpasset Multiconsults gjennomføringsmodell. I første omgang har de konsentrert seg om møteorganisering i prosjekter og har utarbeidet en møteplan med en tilhørende tiltaksliste.
– I VDC-verdenen er møteinnkalling, agenda, og møtereferat ett og samme dokument. Ansvarsområder og forberedelser til hver enkelt deltaker er presisert og agendaen er detaljert. Når møtet er over ser man tydelig om alle punkter på agendaen er gjennomgått. I tillegg har alle møtedeltakere gitt en vurdering av kvaliteten på møtet. Slik effektiviserer man møtene og samtidig får alle en klar tilbakemelding på om man var godt nok forberedt, sier Bjørg.
Implementeres i egne prosjekter
Dahl og Egeland er i startfasen med å implementere møteplanen i sine prosjekter.
– Vi må starte med oss selv og gi verktøyene en prøveperiode. De må tilpasses slik at vi sikrer at de bidrar til økt effektivitet. I tillegg må prosjektgruppene bli vant med en litt annerledes måte å tenke på før vi kan se den fulle effekten, sier Dahl.
Sertifisering
Parallelt med dette arbeidet er Aina og Bjørg i gang med å sertifisere seg innen VDC. For å bli sertifiserte må de levere månedlige rapporter til professorene ved Stanford University som har utviklet VDC-metodologien. Rapportene gjennomgås sammen med professorene via telefon.
– Rapportene er omfattende og i begynnelsen var det vanskelig å sette ord på arbeidet og målingene vi gjør. Men det er samtidig det som gjør rapportene så verdifulle; de tvinger frem en annerledes måte å tenke på. Vi er konstant på utkikk etter årsaker til eventuelle utfordringer i prosjektene våre og hvordan disse kan adresseres. Statusene måles og visualiseres slik at team-medlemmene kan se dem. Kun gjennom målinger vil vi kunne vite hvor gode vi faktisk er og hva som kan forbedres, sier Aina Sunde Dahl.
Bjørg Egeland opplever sertifiseringsprosessen på samme måte; – Det er hardt arbeid, men foreløpig har det gitt positive resultater. Eksempelvis har vi klart å redusere tregheten i mailkorrespondansen i et av prosjektene jeg er med på, ved hjelp av målinger. I starten var tregheten til prosjekteringsgruppen i gjennomsnitt på rundt 10 dager. Etter at gruppen ble informert om dette ble tregheten redusert. I mine øyne viser slike målinger at VDC-tankegangen fungerer.